Politique de confidentialité

Document de travail — ce texte a été rédigé à partir du cahier des charges du projet Vexaa et doit être relu et validé par un professionnel du droit avant tout lancement commercial. L'identité exacte du responsable de traitement, les bases légales retenues et le détail des transferts hors Union européenne doivent être confirmés avant mise en ligne définitive.

1. Qui est responsable du traitement de vos données ?

Le responsable du traitement des données à caractère personnel décrites dans la présente politique est [RAISON SOCIALE À COMPLÉTER], [FORME JURIDIQUE À COMPLÉTER], immatriculée sous le numéro [SIRET À COMPLÉTER], dont le siège social est situé [ADRESSE À COMPLÉTER] (ci-après « Vexaa »).

À ce stade du projet, aucun délégué à la protection des données (DPO) n'a été désigné, cette désignation n'étant pas obligatoire au regard de la taille et de l'activité actuelles de Vexaa. Toute question relative à cette politique peut être adressée via les coordonnées de l'article 11.

2. Quelles données collectons-nous et pourquoi ?

Nous collectons les catégories de données suivantes :

• Données de compte (téléphone, prénom, nom, email) — création et sécurisation du compte, exécution du contrat.
• Données professionnelles (raison sociale, SIRET, adresse, métier(s), logo, taux horaire, IBAN) — personnalisation et génération des documents, exécution du contrat.
• Note vocale (temporaire) — enregistrement audio d'une intervention, supprimé automatiquement une fois la note traitée et validée, exécution du contrat.
• Transcription (texte transcrit, données extraites : client, durée, matériel, observations) — génération des documents, historique consultable par l'artisan, exécution du contrat.
• Données des clients de l'artisan (nom, coordonnées, adresse) — gestion de la fiche client et des documents, exécution du contrat / intérêt légitime de l'artisan.
• Données de facturation et paiement (palier, historique traité par Stripe) — gestion de l'abonnement, exécution du contrat.
• Données techniques (identifiants d'appareil, journaux, usage) — sécurité et amélioration du service, intérêt légitime.

Conservation comptable

Les documents (devis, factures) générés par l'Artisan sont soumis à une obligation légale de conservation comptable, indépendamment des bases légales contractuelles mentionnées ci-dessus.

3. Qui a accès à vos données ?

Vos données sont traitées par Vexaa et par les sous-traitants suivants, dans la stricte limite de leurs missions respectives :

• Google Firebase (Google Cloud) — hébergement de l'application, de la base de données et des fichiers (documents ; audio de façon transitoire uniquement).
• OpenAI (API Whisper et modèle de langage) — transcription vocale et extraction structurée des informations.
• SuperPDP — génération et transmission réglementaire des factures électroniques (Factur-X) pour les artisans dont le palier d'abonnement inclut cette fonctionnalité.
• Stripe — traitement des paiements d'abonnement.
• Resend — envoi des emails aux clients de l'Artisan, à sa demande.
• Apple / Google (stores) — gestion du compte de souscription in-app et de la facturation associée.

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires par des tiers.

4. Vos données sont-elles transférées hors de l'Union européenne ?

Certains sous-traitants (notamment OpenAI) peuvent être amenés à traiter des données en dehors de l'Union européenne. Dans ce cas, ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne. [Section à préciser et à confirmer selon les contrats de sous-traitance définitivement signés.]

5. Combien de temps conservons-nous vos données ?

• Audio original des notes vocales — non conservé : supprimé automatiquement une fois la transcription effectuée et la note validée par l'artisan.
• Transcription texte — toute la durée de vie du compte, devient la donnée de référence une fois l'audio supprimé.
• Documents PDF (comptes-rendus, devis, factures) — toute la durée de vie du compte, au-delà de la durée légale de conservation comptable de 10 ans.
• Données de compte et d'entreprise — toute la durée de vie du compte.
• Suppression du compte — effacement de l'ensemble des données restantes, sous réserve d'une obligation légale de conservation résiduelle (ex. archivage légal des factures).

6. Comment vos données sont-elles sécurisées ?

Vexaa met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données : chiffrement des données au repos et en transit, authentification sans mot de passe par code à usage unique, règles d'isolation des données entre comptes artisans au niveau de la base de données, suppression automatique de l'audio après traitement pour limiter la surface de données sensibles conservées.

7. Quels sont vos droits ?

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès à vos données
• Droit de rectification des données inexactes
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »)
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité de vos données
• Droit d'opposition pour motif légitime

Vous pouvez exercer ces droits directement depuis les réglages de l'Application ou en nous contactant aux coordonnées de l'article 11. Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), www.cnil.fr.

8. Cookies et traceurs (site vexaa.fr)

Le site marketing vexaa.fr, à vocation strictement vitrine (aucun compte ni paiement n'y est géré), peut utiliser des cookies de mesure d'audience. Un bandeau d'information et de consentement est affiché lors de la première visite, conformément à la réglementation applicable.

9. Mineurs

L'Application s'adresse exclusivement à des professionnels majeurs agissant dans le cadre de leur activité. Elle n'est pas destinée aux mineurs.

10. Modifications de la présente politique

La présente politique peut être mise à jour pour refléter l'évolution du service ou de la réglementation. Toute modification substantielle sera portée à la connaissance des utilisateurs via l'Application.

11. Contact

Pour toute question relative à cette politique ou pour exercer vos droits : contact@vexaa.fr